구글 스프레드 시트 사용법 및 공유 방법

구글 스프레드 시트 사용법 및 공유 방법

구글 스프레드 시트는 쉽게 말해 엑셀의 웹 버전이라 할 수 있습니다. 엑셀과 호환도 가능한데, 엑셀 프로그램 설치 여부와 관계없이 웹에서 사용할 수 있습니다. 웹으로 실시간 확인, 공유가 가능하고 스마트폰과 연동도 가능합니다.

 

 

 

• 외부에서도 스마트폰으로 실시간 확인(여동)이 가능하다.
• 다른 사람과 공유할 수 있다.
• 공유가 가능할뿐 아니라 공동 작업도 가능하다.
• PC와 스마트폰으로 실시간 적용되어 연동이 된다.

 

구글 스프레드 시트의 특징을 살펴보면 위와 같습니다.  직장 업무, 가계부, 일정 관리로 엑셀 프로그램을 활용하는데 이를 웹으로 사용하며 실시간 공유할 수 있다는 것이 핵심입니다.

 

보통 업무상 파일을 주고 받으려면 메일이나 메신저를 통해야 하는데, 엑셀 스프레드 시트를 활용하면 공유가 가능하기 때문에 이러한 번거로움이 없습니다. 단순 공유뿐만 아니라 다른 구성원과 동시 작업도 가능합니다.

 

물론 공유를 원하지 않으면 공유하지 않고 사용하면 됩니다.

 

 

 

구글 스프레드 시트 사용법

 

구글 스프레드 시트는 별도의 프로그램 설치 없이 사용할 수 있습니다. 구글에 접속하여 메뉴를 확인해 보면 스프레드 시트 아이콘을 확인할 수 있습니다.

 

구글 로그인을 해야 사용할 수 있습니다.

 

 

스프레드 시트로 이동하면 위와 같은 화면이 나옵니다. 템플릿 갤러리가 있어서 필요한 폼을 확인 후 사용하면 됩니다. 왼편에 있는 +를 클릭하면 엑셀 파일의 새 파일과 같이 새로운 파일을 생성할 수 있습니다.

 

그 아래에는 현재 작업하고 있는 파일 항목이 최신순으로 뜨게 됩니다. 개인적으로 사용하는 파일, 공유 파일, 공동 작업 파일 등을 무제한으로 생성할 수 있습니다.

 

구글 스프레드 시트 주요기능

구글 스프레드 시트 사용법은 엑셀과 거의 동일하기 때문에 엑셀 프로그램을 다룰 줄 아는 사람이라면 손쉽게 사용할 수 있습니다. 그렇다면 엑셀로 작업한 파일 가져오기, 공유 방법, 스마트폰과 연동하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

1. 엑셀 작업한 파일 가져오기

직접 사용해보면 웹으로 하는 것이기 때문에 엑셀보다는 사용성이 떨어집니다. 따라서 실제 작업은 엑셀로 하고 스프레드 시트로 파일을 가져와서 공유하거나 추가 작업을 하는 방식을 취할 수 있습니다.

 

방법 :  파일 > 가져오기 

 

참고로 구글 스프레드 시트 사용법 중에 엑셀과 다른 것은 저장 버튼이 별도로 없고 실시간으로 자동 저장됩니다.

 

2. 구글 스프레드 시트 공유 방법

스프레드 시트의 가장 핵심적인 기능인 공유에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

구글 스프레드 시트 사용법 중에 공유 방법은 크게 세 가지로 단계로 구분됩니다.

 

① 먼저 파일을 공유하고 싶다면 오른쪽 상단에 있는 공유를 클릭합니다.

 

② 여기에서 나오는 화면 중에 아래쪽에 있는 링크 복사를 한 이후에 공유하면 파일을 공유할 수 있는 것입니다.

 

③ 만일 파일을 공유만 하고 싶다면 그대로 진행하면 되지만, 공동 작업하기를 원한다면 링크 복사 위에 있는 <일반 액세스 > 제한됨> 부분을 눌러 변경을 해주면 됩니다. 

 

• 제한됨 : 사용자만 작업이 가능하고, 다른 공유자는 파일을 볼 수만 있음
• 링크가 있는 모든 사용자 : 사용자 및 링크를 아는 사용자 모두 공동 작업이 가능

 

3. PC와 스마트폰과 연동

만일 수시로 작업을 하고 업데이트를 하고자 하면 스마트폰과 연동하여 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 책상에 앉아서 작업할 때는 PC를 이용하면 되지만, 외근을 나가거나 바깥에서 업무를 보면서 작업을 하고자 할 때 유용합니다.

 

구글 스프레드 시트는 웹으로 하는 엑셀이기 때문에 PC로 작업을 해도 바로 스마트폰에 적용되고, 반대로 스마트폰으로 작업을 해도 PC에 실시간 반영됩니다.  스마트폰으로 사용하기 위해서는 앱을 다운받아야 합니다.

 

 

 

대부분의 작업 방식이 엑셀 또는 한셀과 동일하기 때문에 엑셀을 다룰 줄 안다면 어려움 없이 사용할 수 있습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.

 

• 이미지 삽입하기 : 삽입 > 이미지
• 링크 삽입하기 : 삽입 > 링크
• 서식 설정하기(날짜, 숫자 등) : 서식 > 숫자
• 표/차트 제작 : 내용 입력 후 영역 지정 > 삽입 > 차트 > 차트 편집기 이용해서 추가 설정
• 틀 고정 : 보기 > 고정
• 스케줄표 제작 : 삽입 > 체크박스 > 병합 유형 선택 > 위치 맞춤 조정 > 색상
• 일정, 할 일 목록, 계획표 등은 스프레드 시트에서 제공하는 템플릿 활용하기

 

 

 

PC로 작업을 할 때는 엑셀이 더 편하긴 하지만, 구글 스트레드 시트는 공유 기능이나 실시간 연동 작업이 가능하다는 장점이 있습니다.

 

웹으로 작업하는 것이기 때문에 무거운 약간은 무거운 느낌이 있지만, 심한 정도는 아니므로 사용에 불편한 정도는 아닙니다. 다만 주의할 것으로 웹 기반이기 때문에 인터넷이 안되면 사용할 수 없습니다.

 

엑셀 프로그램은 이용료가 발생하는데, 구글 스프레드 시트는 무료로 사용할 수 있다는 것도 장점으로 작용합니다. 또한 한번 작성하면 노트북, 태블릿, 휴대폰 등 모든 곳에서 확인하고 수정할 수 있고 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.